Forschungsprojekt in der Niedersächsischen Justiz

Phase I: ITIL® Forschungsprojekt

In der ersten Projektphase des „Forschungsprojektes zur erfolgreichen Implementierung von ITIL®-Prozessen in der Öffentlichen Verwaltung“ wurde im April 2009 ein innovativer Ansatz zur Opti-mierung der Service Prozesse beim Zentralen IT-Betrieb der niedersächsischen Justiz (ZIB) ge-wählt: gemeinsam mit dem Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib) wurden um-fassende Verbesserungsmaßnahmen geplant und über die Projektlaufzeit wissenschaftlich begleitet.

Das Projekt bestand aus zwei Teilen: zum Einen war es Ziel, konkrete und messbare Verbesse-rungen der Prozessqualitäten zu erreichen. Durch die ITSM Consulting AG wurde zunächst eine Reifegraduntersuchung durchgeführt, um gezielt Handlungsfelder für die Prozessimplementierung und –optimierung identifizieren zu können. Hierauf aufbauend wurden seit Sommer 2009 Maß-nahmen zur Prozessverbesserung durchgeführt. Nach gut einem Jahr Projektlaufzeit wurde im September 2010 eine erneute Überprüfung der Prozessreife durchgeführt, um die Zielerreichung zu überprüfen: in den betrachteten Prozessen konnten Verbesserungen von bis zu 2,5 Reifegrad-stufen erzielt werden!

Maßgeblich unterstützt wurde das Optimierungsvorhaben durch das zweite Teilprojekt, in dem durch das ifib vergleichende Fallstudien zu ITIL®-Implementationen in anderen (öffentlichen) Orga-nisationen auf nationaler und internationaler Ebene durchgeführt wurden. Hierbei war es Ziel, kritische Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche ITIL®-Implementierung zu identifizieren, um diese auf den ZIB übertragen zu können. Dies erfolgte vor dem Hintergrund, dass zwar viele Verwaltungen in Deutschland an der Konsolidierung ihres IT-Betriebs und damit zusammenhängend der Ser-viceprozesse arbeiten und diese sukzessive nach ITIL® ausrichten. Es fehlt jedoch an einer syste-matischen Aufbereitung der dabei gesammelten Erfahrungen („lessons learned“). Diese Ergeb-nisse wurden während der Projektlaufzeit kontinuierliche auf den ZIB übertragen und führten in viele Aspekten zu einer effektiven Unterstützung der Arbeit. Eine Veröffentlichung der Fallstudien erfolgt in Buchform im zweiten Quartal 2011 (siehe http://www.springer.com/computer/swe/book/978-3-642-18476-5 ).

Phase II: Fortführung der Prozessoptimierung

Nach dem Abschluss der ersten Projektphase des Forschungsprojektes stehen in der im Oktober 2010 gestarteten Folgephase weitere Aspekte zur Prozesssteuerung und der Abstimmung von Nahtstellen (auch zu Nicht-ITIL®-Prozessen) im Fokus. Neben der weiteren Verbesserung von operativen Prozessen werden Maßnahmen zum Ausbau des übergreifenden Steuerungssystems (Entwicklung eines KPI-Steuerungsmodells) unterstützt. Dabei werden sowohl die strategische Sicht der Abstimmung zwischen Ministerium und Dienstleister als auch die Ebene der Prozess-steuerung betrachtet, um die Synchronisation der unterschiedlichen Steuerungsebenen zu be-rücksichtigen.

Die ITSM Consulting AG setzt die Unterstützung für das Justizministerium in dieser zweiten Pro-jektphase fort: neben der gezielten Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen in den ITIL®-Prozessen werden konkrete Maßnahmen zur Qualitätssicherung für die Prozessdokumentationen (u.a. durch Einführung eines zentralen Prozessmodellierungstools) durchgeführt. Die verbesserte Steuerung von Dokumentationen wird durch die Einführung eines einheitlichen Prozess zur Do-kumentenlenkung unterstützt, in dem klare Rollen für alle Aktivitäten im Dokumenten-Lebenszykus definiert werden. Hierauf aufbauend soll die Umsetzung in einem Dokumenten-Managementsystem erfolgen.
Auf strategischer Ebene wird der Ausbau des übergreifenden Steuerungssystems (Entwicklung eines KPI-Steuerungsmodells) unterstützt. Dabei werden sowohl die strategische Sicht der Ab-stimmung zwischen Ministerium und Dienstleister als auch die Ebene der Prozesssteuerung be-trachtet, um die Synchronisation der unterschiedlichen Steuerungsebenen zu berücksichtigen. Wesentliches Element innerhalb des zentralen IT-Betriebs ist ein Weiterentwicklung des gesamten Rollenmodells in der Organisation und die Etablierung eines Prozessbüros als koordinierende Instanz für die Prozesssteuerung, so dass der Zentrale IT-Betrieb in die Lage versetzt wird, die kontinuierliche Verbesserung seiner Prozesse eigenständig voran zu treiben.

Über Niedersächsische Justizministerium

Als "Dritte Gewalt" ist die Justiz neben der Gesetzgebung durch die Parlamente (Legislative) und der Verwaltung (Exekutive) ein wesentlicher funktionaler Bestandteil unserer demokratischen Staatsordnung. Das Justizministerium ist als oberste Landesbehörde zuständig für die Gerichte und Staatsanwaltschaften des Landes sowie für den Justizvollzug. Außerdem wirkt das Ministe-rium an Gesetzesvorhaben auf Landes-, aber auch auf Bundesebene mit.
Im Vorläuferprojekt „mit@justiz“ (Migration der IT der niedersächsischen Justiz) sind standardi-sierte Prozesse für den Bereich des Service Support, für das Service Level Management und das Security Management in einzelnen Betriebsführungskonzepten beschrieben worden. Die Prozess-implementierung ist mit Begründung des ZIB in unterschiedlicher Qualität und Nachhaltigkeit in den Jahren 2006 – 2008 erfolgt.

Ihr Ansprechpartner:
Arne Fischer

Tel. 0421 / 22379919
projekt@itsm-consulting.de