KSPG - Masterplan Einführung ITIL®-Prozesse

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Entwicklung eines Masterplans zur Einführung der ITIL®-Prozesse

KSPG (Kolbenschmidt Pierburg)

Die KSPG hat eine anspruchsvolle Aufgabe vor sich: Sie will die ITIL®-Prozesse in der KSPG-Gruppe einführen. So ein Vorgehen will gut vorbereitet sein. Das heißt, es ist zu definieren, welche ITIL®-Prozesse an welchen Standorten mit welcher Granularität einzuführen sind. Die ITSM Consulting AG empfahl daher, einen Masterplan für die Einführung der ITIL®-Prozesse in folgenden Schritten zu definieren:

  • Definition der Ziele und Messkriterien der ITIL®-Prozess-Einführung
  • Vorbereitung und Durchführung eines Kick-Offs-Meetings mit den IT-Leitern und den Verantwortlichen der von der Einführung direkt betroffenen Standorte
  • Durchführung von Assessments an den ausgewählten Standorten
  • Entwicklung des Masterplans für die Einführung der ITIL®-Prozesse
  • Verabschiedung und Freigabe des Masterplans zur schrittweisen Einführung der ITIL®-Prozesse

Definition der Ziele und Messkriterien

Zu Beginn des Projektes erfolgte eine konkrete Zieldefinition für die Einführung der ITIL®-Prozesse in der KSPG; es wurde festgelegt, woran eine erfolgreiche ITIL®-Prozesseinführung gemessen werden soll. Es wurde ferner die Fragestellung geklärt, welche Standorte ein repräsentatives Spiegelbild der KSPG-Gruppe abgeben. Mit diesen Standorten wurde folgend ein Assessment durchgeführt, um beurteilen zu können, wie die IT des jeweiligen Standortes grundsätzlich aufgebaut ist, wie weit die interne Prozessausübung gediehen ist, die Steuerung von externen Dienstleister wahrgenommen wird und insbesondere die Einführung welcher ITIL®-Prozesse in welcher Reihenfolge mit welcher Intensität notwendig erscheint.

Vorbereitung und Durchführung eines Kick-Off-Meetings
Das Kick-Off-Meeting dient der Vorstellung der Projektvorgehensweise zur Erstellung des Masterplans sowie der repräsentativen Standorte, mit denen die Assessments durchgeführt werden sollen.

Durchführung der Standort-Assessments

Aufgrund eines von der ITSM Consulting AG entwickelten Fragebogens wurde ein Assessment mit den einzelnen Standorten durchgeführt. In den Assessments ging es um folgende Fragestellungen:

  • Wie ist die IT an dem jeweiligen Standort strukturiert?
  • Welche Aufgaben werden – zugeordnet zu den ITIL®-Prozessen – durch den Standort mit welcher Güte durchgeführt?
  • Welche Aufgaben werden intern, welche Aufgaben werden extern wahrgenommen? Wie wird eine externe Steuerung des/der Dienstleister durchgeführt?
  • Wie wird die Entwicklung der IT an dem jeweiligen Standort beurteilt, wird es eine Aufgabenveränderung geben?
  • Welcher Handlungsbedarf besteht aufgrund welchen Grundes für die Einführung welcher ITIL®-Prozesse?

Das komplette Assessment wurde durch die ITSM Consulting AG vorbereitet, durchgeführt und dokumentiert. Ein expliziter Vorbereitungsaufwand durch den jeweiligen Standort bestand insofern darin, als das ggf. existierende Dokumentationen zu den Aufgaben, Prozessen und personellen Verantwortlichkeiten für das Interview bereitzuhalten waren. Eine detaillierte Liste der erforderlichen Dokumentationen wurde jedem Standortverantwortlichen vor dem Interview durch die ITSM Consulting AG zur Verfügung gestellt.

Entwicklung des Masterplans (Umsetzungsplanes) zur Einführung der ITIL®-Prozesse

Aufgrund der durchgeführten Interviews an den jeweiligen Standorten entwickelte die ITSM Consulting AG eine Roadmap, aus der dezidiert die empfohlene Vorgehensweise zur Einführung der ITIL®-Prozesse ersichtlich war. Die Roadmap zeigte auf, welche ITIL®-Prozesse in welcher Reihenfolge aus welchem Grund mit welcher Kritikalität in welchem Zeitfenster an welchen Standorten einzuführen sind. Die Roadmap ging dabei sowohl auf einen Zeitplan, den „Quick Wins“, den benötigten ungefähren internen und extern Aufwänden und auf die konkrete Skalierung der Standorte ein.

Der Masterplan enthielt für die KSPG GmbH somit im Einzelnen folgendes:

  • Festlegung der Reihenfolge der einzuführenden Prozesse aufgrund eindeutiger Kriterien
  • Beschreibung des organisatorischen Aufbaus des ITIL®-Projektes
  • Empfehlung für ein Rollenmodell an den einzelnen Standorten
  • Festlegung der Vorgehensweise zur Auswahl eines ITSM-Werkzeuges für die Unterstützung der Organisation und der ITIL®-Prozesse
  • Schulungskonzept
  • Definition eines Coachingkonzepts.

Die Einführung von ITIL®-Prozessen bedeutet in vielen Organisationen eine deutliche Änderung von Arbeitsabläufen sowie eine Kulturänderung. Wurden häufig IT-Aufgaben in Silos bzw. konkreten Funktionseinheiten wahrgenommen, geht mit der ITIL®-Einführung die Etablierung von Organisationseinheit-übergreifenden Arbeitsabläufen einher, die mit den Mitarbeiter besprochen, deren Sinnhaftigkeit hinterfragt und gemeinsam diskutiert werden. Nur durch ein erfolgreiches Management of Change mit den Mitarbeitern kann eine erfolgreiche und nachhaltige Prozesseinführung erfolgen.

  • Verabschiedung und Freigabe des Masterplans
  • Vorstellung des Masterplans. Ziel war die Verabschiedung des Masterplans, so dass anschließend mit der Einführung der ITIL®-Prozesse begonnen werden konnte

Über die KSPG:

Die KSPG AG ist die Führungsgesellschaft des Rheinmetall Unternehmensbereiches Automotive. Als weltweiter Automobilzulieferer nimmt KSPG mit seiner Kompetenz in den Bereichen Luftversorgung, Schadstoffreduzierung und Pumpen sowie bei der Entwicklung, Fertigung und Ersatzteillieferung von Kolben, Motorblöcken und Gleitlagern Spitzenpositionen auf den jeweiligen Märkten ein. Die Produktentwicklung erfolgt in enger Kooperation mit renommierten Automobilherstellern. Niedrige Schadstoffemission, günstiger Kraftstoffverbrauch, Leistungssteigerung, Zuverlässigkeit, Qualität und Sicherheit sind die maßgeblichen Antriebsfaktoren für die Innovationen von Kolbenschmidt Pierburg. An mehr als 30 Fertigungsstandorten in Europa, Nord- und Südamerika sowie in Japan und China beschäftigt das Unternehmen rund 11.000 Mitarbeiter.