Stadt Osnabrück - Untersuchung des IT-Einsatzes

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Untersuchung des IT-Einsatzes

Stadt Osnabrück

Die Stadt Osnabrück unterstützt seit ca. 30 Jahren ihre Verwaltung und Dienste für die Bürger durch vielfältigen Einsatz von IT-Services. Die dem damaligen Stand der Entwicklung entsprechende zentrale EDV-Organisation, bestehend aus einem Rechenzentrumsbetrieb mit Host-Technologie, gehosteten Anwendungen und über Datenfernübertragung angeschlossene unintelligente Arbeitsplätze, wurde später in eine Organisation mit zentraler sowie in Fachbereichen verantworteter dezentraler Struktur überführt. Die nach wie vor notwendigen Host- und Anwendungs-Support-Leistungen sind in eine externe Dienstleistungsorganisation, der heutigen ITEBO, outgesourced worden.

Die Verwaltung der Stadt Osnabrück hat sich im Laufe der Zeit in die Organisation „Unternehmen Stadt“ mit vier Vorstandsbereichen und jeweils zugeordneten Fachbereichen bzw. Eigenbetrieben entwickelt.

Im Vorstandsbereich „Verwaltung“, welcher in Personalunion vom Oberbürgermeister der Stadt geführt wird, ist im Fachbereich „FB10, Personal und Organisation“, dem Auftraggeber für diese Untersuchung, der Fachdienst „FD10-2, Informationstechnik“ angesiedelt.

Die Aufgabenschwerpunkte, Kompetenzen und Verantwortungen der zentralen Organisation „FD10-2 Informationstechnik“ sind unter anderem die Erstellung von IT-Konzepten für die Gesamtverwaltung, die Bereitstellung der IT-Infrastruktur (Netze, Server und andere) sowie die Beratung und Betreuung der Fachbereiche und Ämter hinsichtlich des IT-Einsatzes. Ebenso dazu gehören User-Help-Desk-Aktivitäten, die Beschaffung von IT-InfrastrukturKomponenten und die Vergabe von diesbezüglichen Wartungs- und Reparaturaufträgen. Themen zu eGovernment und das Dokumenten-Management-System (DMS) sind weitere Schwerpunkte des Fachdienstes 10-2.

Der Fachdienst 10-2 ist, genauso wie die bezüglich der IT-Services mehr oder weniger autonom handelnden Fachbereiche bzw. Eigenbetriebe, im Fokus der Untersuchung. Kernthemen sind dabei der IT-Betrieb, das Vertrags- und Auftragsmanagement, die Softwareauswahl, -beschaffung und -einführung, die Benutzerbetreuung, das Wissensmanagement, die Datensicherheit und die IT-Strategie und -Steuerung. Dazu zählen auch die Rollen und Aufgaben des externen Dienstleisters ITEBO.

In die Untersuchung werden die Geschäftsprozesse und Zuständigkeiten für die Bereiche Telekommunikation, graphische Informationssysteme sowie Druck- und Kopiersysteme im Netz mit einbezogen.

Folgende Aufgaben nimmt die ITSM Consulting GmbH in dem Projekt der IT-Untersuchung der Stadt Osnabrück wahr:

  • Analyse und Bewertung der heutigen Situation beim IT-Einsatz
  • Entwickeln von Vorschlägen zur künftigen Organisation der IT-Aufgabenbereiche unter Berücksichtigung
    • der Gewährleistung eines wirtschaftlichen, nachhaltigen und sicheren IT-Einsatzes
    • der Steuerung von IT-Kosten
    • der künftigen Bereitstellung von Führungsinformationen und
    • der Aufgabenteilung zwischen zentralen und dezentralen städtischen Stellen sowie externen Dienstleistern
  • Erarbeiten von Aussagen zur quantitativen und qualitativen Personalbemessung
  • Erarbeiten von Aussagen zu den Möglichkeiten des Einsatzes von Green-IT 

Die Aufgaben und zu liefernden Ergebnisse im Einzelnen sind dabei: 

  • Konzeption und Durchführung einer Potenzialanalyse 
  • Entwurf einer zukünftigen Ablauf- und Aufbauorganisation 
  • Handlungsempfehlung für den zukunftsweisenden Technologieeinsatz 
  • Projektmanagement und -organisation 

Hierbei greift die ITSM Consulting GmbH unter anderem auf die in der Folge dargestellten Methoden und Tools zurück: 

  • Projektmanagement nach PMI, PRINCE2® und kundeninternen Vorgaben/Standards 
  • Einsatz der Standard-PM-Tools (Mind Manager, MS Visio, etc.) 
  • ITIL® V3

Über die Friedensstadt Osnabrück:

  • Niedersächsische Universitätsstadt mit ca. 165.000 Einwohnern und ca. 20.000 Studierenden am Rande des Teutoburger Waldes, bekannt als „Friedensstadt“ aufgrund des dort geschlossenen Westfälischen Friedens 1648. 
  • Kreisfreie Großstadt mit 23 Stadtteilen auf einer Gesamtfläche von ca. 120 km² (12/2008) 
  • Ca. 86.000 Wohnungen in ca. 30.000 Wohngebäuden (12/2010) 
  • Ca. 7.600 Wirtschaftsbetriebe mit ca. 76.000 SV-Beschäftigten; Arbeitslosenquote ca. 8 % (06/2011) 
  • Steuereinahmen netto in 2011 ca. 150 Mio. € 
  • In 2010 ca. 200.000 beherbergte Gäste mit ca. 300.000 Übernachtungen